Gestion de documents pour entreprise de Service

De secteurs divers et variés les sociétés de service sont confrontées à des demandes clients de plus en plus fortes, les informations doivent être traitées et fournies quasiment instantanément. Ainsi, le coeur de votre problématique documentaire réside en l’aspect commercial et technique de votre métier. La dispersion de vos documents relatifs à vos clients et fournisseurs (devis, bons de commande, factures, contrats, …) et à la stratégie commerciale de votre structure (catalogues, plaquettes, tarifs, …) complexifie le traitement de vos flux documentaires.

Commerce de gros interentreprises, commerce de détail, magasins, concessionnaires automobiles, sociétés de transport et logistique, agences immobilières… vos structures disposent de besoins spécifiques liés à votre métier et nécessitent un usage adapté de votre solution documentaire numérique. Classez, dans une arborescence personnalisée, tous vos documents quelle que soit leur origine (papier, bureautique, progiciels, courriel, …).
Grâce à notre solution de dématérialisation :

• Libérez vos salles d’archives,
• Réduisez les coûts de gestion de vos volumes documentaires (stockage, impression, envoi…),
• Ne perdez plus vos documents et retrouvez-les en quelques clics grâce à la capture intelligente.

Le classement de vos documents comprends à la fois la gestion administrative interne de votre structure ainsi que votre documentation technique et commerciale comprenant de nombreuses données sensibles (contrats, pièces justificatives, …), c’est pourquoi nous vous proposons des solutions privilégiant la sécurité et la conformité règlementaire de vos informations !

Fluidifiez vos échanges d’information de manière confidentielle et sécurisée avec vos collaborateurs, clients et partenaires. Le format électronique renforce le suivi et la traçabilité de vos documents. En effet, votre solution numérique permet de transmettre en temps réel vos documents par le biais de règles automatisées, de conserver un historique des modifications apportées à vos documents et d’accélérer la validation de vos documents en favorisant la mise en place de workflows clairement définis et de la signature électronique.

De la facture de vente à l’immatriculation des véhicules pour les concessionnaires automobiles, de l’état des lieux à la gestion locative pour les agences immobilières, de l’établissement du bon de commande à la mise en rayon pour les distributeurs… l’optimisation de vos process métier par le biais de l’organisation documentaire et l’élimination de vos tâches chronophages est un enjeu de taille afin d’augmenter votre productivité.

Votre plateforme numérique permet de gérer les droits d’accès de vos collaborateurs aux informations de votre structure. Ainsi, cette visibilité subjective sur votre espace documentaire favorise un traitement plus rapide des informations qui entrent dans leur champ d’actions et augmente la sécurité de vos données.

Votre référentiel documentaire est également accessible où que vous soyez, de n’importe quel périphérique (ordinateur, tablette, mobile), de cette façon la mobilité sur le terrain de vos collaborateurs est renforcée. Cette organisation simple et intuitive de vos informations accessibles à distance améliore la satisfaction de vos clients et fournisseurs et donc votre relation avec vos différentes parties prenantes. En effet, en retrouvant, en quelques secondes seulement, tous les documents et échanges réalisés avec votre interlocuteur, vous facilitez la gestion des commandes, des livraisons et des litiges.

Service

ServiceOptimisez la visibilité et les échanges de vos informations commerciales

Optez pour une organisation de vos données centralisée et adaptée à votre métier

Accélérez le suivi et le traitement de vos informations

Assurez l’accessibilité de vos données pour favoriser l’agilité de vos collaborateurs sur le terrain