Procéder à sa transformation numérique en faisant le choix d’une solution de Gestion Electronique de Documents (GED), c’est s’impliquer dans les choix stratégiques de son organisation.
La GED est un outil qui permet aux entreprises de gérer l’ensemble de ses documents et flux d’informations produits au quotidien, à savoir : vos documents bureautiques (Word, Excel, …), vos documents issus de vos progiciels métiers mais aussi vos mails, vos papiers numérisés, etc.
Faire de la GED avantage compétitif pour votre entreprise 🚀
La GED en entreprise c’est posséder un outil performant pour centraliser et gérer l’ensemble de votre base documentaire, permettant ainsi de :
- • Classer
- • Sauvegarder
- • Stocker
- • Partager
- • Rechercher
- • Et sécuriser vos données
Ce virage numérique devient aujourd’hui indispensable pour toutes les entreprises souhaitant évoluer sereinement et durablement.
Afin que la GED s’intègre dans votre organisation, il est essentiel de procéder à un état des lieux de votre infrastructure.
ETAPE 1 :
Pour mettre en place une GED, il est important de déterminer les besoins de l’entreprise concernant :
1. La quantité et la nature des documents
2. Le stockage des documents
3. Le classement et l’indexation des fichiers
ETAPE 2 :
Il faut définir les objectifs :
Quels sont les objectifs de l’entreprise ? Dans quelle direction souhaite-t-elle évoluer ? Votre outil de GED doit pouvoir s’adapter à votre organisation et à son évolution.
ETAPE 3 :
Il faut comparer les besoins de l’entreprise aux outils de GED sur le marché afin de trouver chaussure à son pied.
Avec l’aide d’un intégrateur de plateformes numériques, une entreprise peut facilement choisir le bon outil pour son organisation. En effet, celui-ci dispose d’une vision à 360° et transversale du marché, ce qui permet d’opter pour une solution véritablement adaptée à l’organisation. Le choix du partenaire idéal est une étape à ne pas négliger car elle permet de garantir le bon déroulement du déploiement de la solution dans l’optique que cet outil stratégique soit bien adopté par l’entreprise.
Adapter son outil de GED à la stratégie de son entreprise ♟
Chaque entreprise dispose de ses propres besoins en matière de gestion documentaire. Il est important de passer par une phase d’analyse préalable de sa structure afin de visualiser ses processus métiers et l’ensemble des flux documentaires, il s’agit d’un enjeux clé afin de favoriser véritablement sa productivité. L’entreprise peut tout à fait établir ses propres critères ou faire appelle à une entreprise spécialisée et demander un audit complet de l’entreprise.
Voici une feuille de route avec quelques questions essentielles à se poser afin de choisir un outil qui correspond à vos besoins, à votre activité et à vos perspectives d’évolution :
- • La solution de GED est-elle en adéquation avec votre infrastructure informatique (réseau, stockage, hébergement des données, …) ?
- • La solution dispose-t-elle de fonctionnalités adaptées pour votre organisation (coffre-fort numérique, signature électronique, formulaires électroniques, circuits de validation, …) ?
- • La solution GED est-elle adaptable ? Y a -t-il des possibilités de personnalisation de l’outil ?
- • L’outil assure-t-il la sécurité de vos information (sécurité d’accès, sauvegardes, restitutions, garantie d’accès, respects des normes, …) ?
- • La solution permet-elle d’assurer la récupération de l’ensemble de vos données ?
- • L’outil dispose-t-il de mises à jour régulières garantissant une utilisation pérenne ?
- • L’expérience utilisateur de la solution est-elle agréable et intuitive ? Y a-t-il une facilité de prise en main de l’outil pour vos collaborateurs ?
- • L’outil favorise-t-il l’interconnectivité avec l’ensemble de vos progiciels métiers et autres outils numériques ? Peut-on envisager un écosystème numérique pratique d’utilisation ?
En bref, la GED est un outil indispensable dans l’évolution et la construction de votre entreprise de demain. Il s’agit d’un moyen de mieux organiser son travail et de gagner en productivité dans ses missions quotidiennes. Pour cela, il existe divers outils de GED mais reste à savoir quel outil vous conviendra le mieux en fonction de vos besoins et de vos problématiques métier !
Maintenant que vous connaissez le processus de sélection d’une GED, qu’attendez-vous pour mettre en place un outil de GED performant au sein de votre entreprise ? 😉