AVIS CLIENT - ALTER
Un témoignage de Monsieur Philippe Robin, responsable comptable chez ALTER.
Un besoin d’uniformisation et d’accessibilité au fondement de la transformation numérique d’ALTER
« Avec la réception croissante de documents dématérialisés, continuer à évoluer dans une réalité papier paraissait compromis, donc notre objectif chez Alter était de pouvoir archiver et gérer directement les documents, notamment officiels, dans une base de gestion électronique de documents.
Un deuxième levier important de notre transformation numérique reposait sur notre structure multi-sites puisque nous disposons de 6 sites distants et nous travaillons sur des dossiers communs. La seule solution d’avoir toutes les données documentaires en même temps et à jour était de bénéficier d’un outil numérique uniformisant et accessible par tout le monde. »
Une démarche organisationnelle répondant à une fluidifaction des process inter-sites
« Nous avons apprécié l’approche de KADYS basée sur une analyse organisationnelle afin de mettre en place un plan de classement adapté pour l’ensemble de nos sites ainsi que l’accompagnement continu dans notre projet de transformation numérique. Le partenariat de KADYS avec PROGISEM favorise également l’installation de liaisons avec nos logiciels métier, cette connectivité facilitera ainsi notre quotidien.
Aujourd’hui, la première choses que tout le monde fait au quotidien, c’est ouvrir Moovapps ! Les équipes consultent les dossiers en ligne, classés d’une même façon quelle que soit l’opération et quel que soit le chargé d’opération responsable du suivi. Pour ceux qui travaillent au quotidien sur les dossiers, ce système de stockage est vraiment appréciable, ils n’ont plus besoin de réaliser une gymnastique de questions afin de retrouver un document ou le chargé d’une opération auquel se référer. Sur le service RH, marché ou encore administratif, l’ensemble des documents sont dématérialisés. Bulletins de paie, pièces justificatives, contrats, etc. se classent automatiquement et sont centralisés dans la GED. »
La GED au service du paradoxe de l’adaptabilité et de la rigueur
« Cet outil centralisateur nous a beaucoup apporté durant le Covid avec la mise en place du télétravail qui fait également partie de notre quotidien désormais.
Et grâce à notre solution numérique, tout ce qui concerne les contrôles des commissaires au compte ou des experts comptables s’opèrent facilement en donnant des accès à distance et simplifiés à notre base documentaire afin qu’ils puissent commencer leur dossier de révision sans devoir solliciter les équipes. Cela fluidifie considérablement notre quotidien.
Demain, nous envisageons l’installation de la signature électronique, intégrée à Moovapps, celle-ci répond à nos nouveaux besoins. Nous devons donc retrouver KADYS afin de finaliser la mise en place de ce nouvel outil. Aujourd’hui, nous n’avons qu’une signature électronique par certificat chambersign pour signer les marchés par exemple, mais concernant les signatures du quotidien comme les bons de commande, celle-ci nous pose souci. Le nouveau système proposé par KADYS devrait résoudre nos derniers aléas et augmenter encore notre productivité sur nos projets. »