Le Centre de Gestion du Cantal (CDG 15) est un établissement public à caractère administratif et assure la gestion des ressources humaines pour 309 collectivités territoriales et établissements publics, à savoir :
- • 245 communes
- • 62 établissements publics locaux dont 9 E.P.C.I.
- • 4896 fonctionnaires territoriaux dont 2361 affiliés
- • 800 agents contractuels (environ)
PROBLÉMATIQUE :
Afin de favoriser une gestion des ressources humaines efficaces des différentes collectivités et établissements publics, le Centre de Gestion est constitué de différents pôles de compétences. Toutefois, cette organisation complexifie la structure et la circulation des informations, d’autant plus que les CDG disposent d’obligations strictes quant aux législations en vigueur, notamment dans le cadre de la conformité avec l’arrêté du 21 décembre 2012. Ainsi, la révision des process et de la gestion des documents s’est imposée au sein d’une dynamique de dématérialisation, l’objectif consistant avant tout à mutualiser et fluidifier la gestion des dossiers de l’organisation.
SOLUTIONS APPORTÉES :
- • Déploiement d’une solution de stockage adaptée à la volumétrie documentaire gérée par le Centre de Gestion du Cantal
- • Construction d’un plan de classement adapté au CDG 15
- • Mise en place de droits d’accès
- • Simplification de la recherche documentaire grâce à des technologie avancées de Reconnaissance Automatique de Documents (RAD)
- • Définition des délimitations organisationnelles de gestion des dossiers agents pour les prestataires RH garants de chaque collectivité
- • Mutualisation de la dynamique numérique avec les collectivités par la mise en place d’un portail
- • Consolidation de la traçabilité des flux multi-usages
- • Automatisation de la gestion du cycle de vie des documents en fonction de la durée de conservation légale des documents
- • Complémentarisation des logiciels métiers (CIRIL, AGIRHE, …) avec la plateforme de GED
- • Sécurisation et mise en conformité des données avec le décret de décembre 2012 mais aussi avec la norme financière comprenant le protocole PES v2 (facturation électronique) et le RGPD
BÉNÉFICES :
• Confort et ergonomie de travail
• Dynamique interne centralisée et simple d’usage
• Gain de temps dans la gestion des dossiers agents
• Recherches rapides et accélération des vérifications de complétude des dossiers
• Amélioration de la collaboration avec les collectivités
• Autonomie des collectivités pour accéder à leurs dossiers
• Uniformisation des process
• Sécurité renforcée des données et procédures
• Libération des salles d’archives
• Réduction des coûts notamment liés à l’impression et l’envoi postal des documents